Planung und Organisation der Hochzeitstransporte

Wenn du deinen großen Tag planen möchtest, hast du wahrscheinlich zumindest darüber nachgedacht, wie du den Hochzeitstransport organisieren kannst – du weißt schon, wie deine Gäste von Punkt A nach Punkt B und vielleicht sogar nach Punkt C kommen. Obwohl nicht alle Paare an ihrem Hochzeitswochenende einen Transport für ihre Gäste anbieten, ist es ein sehr wichtiger und geschätzter Service. Dies befreit deine Gäste nicht nur von der Sorge, trinken und fahren zu müssen, sondern ist auch praktisch für Gäste, die von außerhalb anreisen und möglicherweise kein Auto mieten müssen, wenn der Großteil ihres Transports für sie bereitgestellt wird. Ein Hochzeitstransport ist besonders angenehm (und wichtig), wenn deine Veranstaltungsstätte schwer zu finden ist oder mitten im Nirgendwo liegt oder es keine einfachen Parkmöglichkeiten gibt. Ein Hochzeitstransport erleichtert es deinen Gästen und lässt sie entspannen und sich keine Sorgen machen - alles, was sie tun müssen, ist aufzutauchen, einzusteigen und Spaß zu haben.

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Das Letzte, was du möchtest, ist ohne Transport oder mit einem verspäteten Transport dazustehen. Um das Risiko zu minimieren, solltest du die Firma, die du anheuerst, gründlich überprüfen. Wenn du den Weg eines Hochzeitsplaners gehst, hat dieser wahrscheinlich bereits etablierte Beziehungen zu vertrauenswürdigen Transportunternehmen. Dieses Unternehmen sollte versichert sein, mit ordnungsgemäß gewarteten Fahrzeugen und professionellen, lizenzierten Fahrern. Das Unternehmen sollte auch umfangreiches Wissen darüber haben, wie man realistische Transportpläne erstellt und einrichtet, die insgesamt sinnvoll sind.

Buche so früh wie möglich

Gute Hochzeitstransportunternehmen sind fast immer weit im Voraus ausgebucht, da sie sehr gefragt sind - und dies gilt besonders, wenn du dich für die Spezialroute entscheidest, wie z.B. alte Straßenbahnen und Doppeldeckerbusse, die manchmal ein Jahr im Voraus gebucht werden. Sobald du den Bedarf ermittelt hast, reserviere deinen Transport, um sicherzustellen, dass Verfügbarkeit und Auswahl optimal für dich sind. Dies ermöglicht es auch, die Transportpläne in deine Hochzeits-Website und Details deiner Papeterie zu integrieren, um sicherzustellen, dass die Gäste vollständig über den bereitgestellten Zeitplan informiert sind.

Plane zusätzliche Reisezeit ein

Bei deinem Hochzeitswochenende ist das Timing alles. Mit so vielen geplanten Veranstaltungen kann selbst die kleinste Verzögerung jede einzelne davon durcheinanderbringen. Die meisten Unternehmen bieten einen Anfangspreis an, der ein Zeitfenster beinhaltet, in dem sie ihren Service anbieten. Sobald der Plan erstellt ist, empfiehlt sie, ein Zeitfenster von mindestens 30 Minuten als Puffer vor und nach der Veranstaltung für unerwartete Verzögerungen einzuplanen. "Zusätzlich zum Verkehr, Unfällen und Wetter wird es immer diese eine Person geben, die den Bus stoppen muss, bevor er den Parkplatz verlässt, weil sie ihr Handy vergessen hat und die Rückfahrt nach dem Trinken kann immer ziemlich interessant werden.

Nehme den Transport in deine Einladung auf

Wenn du deine Einladungen verschickst, empfehlen wir, die Gäste auf der Antwortkarte ankreuzen zu lassen, ob sie Transport benötigen oder nicht. Dies wird den Gästen klar machen, dass sie sich nicht spontan entscheiden können, ob sie den Shuttle nehmen oder selbst fahren. Führe eine Liste der Personen, die den bereitgestellten Transport nutzen möchten, und gib diese an deinen Hochzeitsplaner und/oder das Transportunternehmen weiter, damit sie eine Vorstellung davon haben, wie viele Personen zu erwarten sind - und wenn es Gäste gibt, auf die der Shuttle unbedingt warten muss, stelle sicher, dass du sie informierst, damit Oma nicht im Hotel zurückgelassen wird, während du den Gang entlang gehst.

Du solltest auch deine Hochzeits-Website mit Standort- und Zeitinformationen aktualisieren und eine E-Mail an die Gäste schicken, um sie daran zu erinnern, wann und wo sie sein sollten. Lasse Schilder für die Fahrzeuge und die Treffpunkte drucken, wenn möglich, um deinen Gästen zu helfen, den Ort zu finden und zu wissen, dass sie am richtigen Ort sind.

Wähle Fahrzeuge für Komfort aus

Lasse dich nicht dazu verleiten, eine Menge Leute auf engem Raum zu quetschen, besonders wenn es um dein Hochzeitswochenende geht. Jeder ist aufgetakelt und du möchtest sicherstellen, dass sie das auch auf der Fahrt bleiben. "Wenn du 18 Gäste hast, miete keinen Van für 18 Personen und lasse deine Gäste Schulter an Schulter sitzen. Gehe eine Nummer größer und gib allen etwas Luft, besonders in den unerträglichen Sommermonaten.

Vergiss nicht die Abfahrt

Die Planung deines Hochzeitstransports betrifft nicht nur die Abholung, sondern auch die Abfahrt am Ende der Nacht. Während alle Gäste zur gleichen Zeit ankommen wollen, möchten sie vielleicht nicht alle zur gleichen Zeit abreisen. Um es deinen Gästen leicht zu machen, empfiehlt sie, deine Shuttles ein paar Stunden vor dem Ende der Nacht bereit zu halten. "Das erlaubt den Gästen zu gehen, wann sie wollen und deine Shuttles werden mehrere Rundfahrten machen, um sicherzustellen, dass sich um jeden gekümmert wird.